Os benefícios da área de Comunicação Interna nas empresas

27 fevereiro 2018

Investir e engajar os funcionários, dentro de um mercado competitivo, é fator chave para o sucesso da retenção de talentos em épocas tão desafiadoras. Afinal, já está mais do que comprovado que ter pessoas comprometidas é garantia de que as entregas serão qualificadas e acompanhadas de satisfação pessoal.

É possível notar os ganhos quando uma empresa opta por implantar a área de Comunicação Interna, em seu benefício próprio e de todos os funcionários, para conhecer a fundo rotinas e pessoas, podendo assim aplicar as melhores práticas internamente.

O IC Kollectif (organização global sem fins lucrativos de Montreal) em parceria com a pesquisa do Estado do Setor de Comunicação Interna e do Empregado do Estado de 2018, a Gatehouse, publicou recentemente uma grande pesquisa sobre a área de Comunicação Interna ao redor do mundo chamada “State of the sector – Internal Communication & Employee Engagement”. Neste artigo apresentaremos os resultados mais importante e números publicados.

O IC Kollectif defende a função estratégica da Comunicação Interna. Além disso, preza pelo compartilhamento de ideias, pensamentos e levanta evidências da prática ao redor do mundo, dentro de grandes organizações de mais de 154 países.

Suas ações giram em torno de um tema central: a prática da comunicação organizacional para obter resultados impactantes, com o objetivo de desempenhar um papel ativo no apoio e no avanço da área a nível mundial.

Além disso, criam e publicam o conteúdo original de suas pesquisas realizadas com a colaboração de profissionais de comunicação seniores, acadêmicos, estudiosos e pesquisadores de todo o mundo.

Confira abaixo o resultado dos principais itens levantados na última pesquisa publicada em fevereiro de 2018 sobre a atuação da área de Comunicação Interna dentro de grandes organizações.

Mais de 650 profissionais de comunicação responderam à esta pesquisa, sendo eles:  mais da metade (57%) do Reino Unido, 20% da América do Norte, 13% da Europa continental e 7% da Ásia-Pacífico. Do total, 57% disseram que o mandato era uma comunicação puramente interna.

Papel, propósito e valor

Em 2017, 84% das pessoas indicaram que a Comunicação Interna teve um propósito claramente articulado. Este ano a queda foi de seis pontos, ficando apenas em 78% se comparado ao último ano.

Se 73% relataram que em 2017 os líderes e a equipe de Comunicação Interna concordam com o papel e propósito da área, este ano houve baixa para 62%, ou seja, uma queda de 11 pontos. Apenas metade dos entrevistados diz que existe uma estratégia focada na visão a longo prazo para área dentro de suas organizações.

Ao mesmo tempo, 71% das pessoas acreditam que a equipe é vista por líderes como fontes confiáveis. No entanto, apenas 67% pensam que os líderes entendem, de fato, o valor que as equipes Comunicação Interna oferecem para a empresa.

Envolvimento da equipe

Em comparação com os resultados de 2017, os entrevistados disseram que foram menos envolvidos este ano no apoio às seguintes atividades: auxílio aos funcionários para entenderem sua estratégia, visão e valores; anúncios corporativos (como atualizações de RH, mudanças de processo); envolvimento dos funcionários; tornando os líderes mais visíveis e acessíveis aos funcionários; encorajando o diálogo horizontal além da colaboração e compartilhamento de conhecimento.

Ao mesmo tempo, nota-se que a área está desenvolvendo e lançando mais tecnologias de comunicação; apoiando iniciativas e equipes mais específicas; proporcionando mais treinamentos / treinamento de comunicação (38% em 2017 x 62% em 2018).

O apoio à mudança organizacional manteve-se no mesmo patamar, ficando em 84%.

Estratégia e visão

O alinhamento parece ser um problema real. Para a pergunta: quão bem você diria que as pessoas em sua organização entendem os seguintes itens?

Em 2017, 62% pensam que as pessoas em sua organização entendem sua visão. Já 58% (N/A 2017) sabem como a organização está atuando.

Há uma piora para os seguintes elementos:

– 54% das pessoas não entendem o plano de negócios de curto prazo da organização (N/A 2017)

– 57% das pessoas não entendem a estratégia de longo prazo da organização (54% em 2017)

– 64% das pessoas não sabem como contribuem para a estratégia da organização (60% em 2017)

Finalmente, apenas 23% dos entrevistados acreditam que as pessoas entendem porque os líderes tomam determinadas decisões. Em 2017 era 21%.

Barreiras para o sucesso

Para 56% dos entrevistados, a primeira barreira para o sucesso de Comunicação Interna é a capacidade de comunicação dos superiores diretos (52% em 2017), seguida de tecnologia interna (54%) que não é adequada para os sistemas (49% em 2017).

Itens críticos apontados em ordem: o volume de comunicação é muito alto; falta de tempo para que os funcionários leiam todas as comunicações; faltam recursos/orçamento/ investimento.

Não estar envolvido em decisões estratégicas de negócios é percebido como uma barreira principal em 44% dos entrevistados (idem em 2017). Apenas 13% disseram que há falta de habilidades dentro da equipe de Comunicação Interna, além de estrutura e organização.

O relatório indica que as lideranças/superiores diretos ainda são o “campo de batalha”. A pesquisa aponta que todos quando fazem a pergunta aos profissionais de Comunicação Interna sobre barreiras ao sucesso, a capacidade de comunicação da liderança é sempre vista como a questão mais urgente a superar.

Do total, 56% dos entrevistados citaram a falta de habilidades de comunicação da liderança como um desafio x 52% (2017). No entanto é importante ressaltar que, apesar da escala do desafio, os canais especificamente projetados para suportar esse público-chave ainda são limitados. O e-mail ainda é a ferramenta mais usada.

Planejamento

O planejamento, um dos fundamentos da prática da Comunicação Interna, ainda é um problema. Metade dos entrevistados admitem que não têm um plano de comunicação anual.

Metade dos entrevistados diz que existe uma estratégia de longo prazo para comunicação interna (49%), comparado a 52% em 2017.

A comunicação líder e gerente de linha

Os entrevistados foram convidados a avaliar seus líderes como comunicadores. Os membros da equipe executiva são considerados excelentes ou bons comunicadores por 55% dos entrevistados. Os líderes seniores são considerados excelentes ou bons comunicadores por 40% dos entrevistados. Já os gerentes diretos são considerados excelentes ou bons comunicadores por apenas 25% dos entrevistados.

Para a pergunta “quão visíveis e acessíveis são os seus líderes?”, 64% dos entrevistados dizem que os membros da equipe executiva são muito ou razoavelmente visíveis e acessíveis. Já 80% dos entrevistados acreditam que os líderes seniores são muito ou razoavelmente visíveis e acessíveis e 96% dos entrevistados consideram que os gerentes diretos são muito ou razoavelmente visíveis e acessíveis

Medição do impacto

De acordo com a pesquisa, houve um aumento nos últimos 12 meses nas proporções de comunicadores internos negligenciando a avalição do impacto interno de sua atividade de comunicação.

A medição do impacto ainda não é uma prioridade. Embora cerca de um terço dos entrevistados não acredita que os líderes compreendem o valor da Comunicação Interna, existe uma surpresa ao ver que os próprios profissionais da área ainda não estão priorizando as medidas de impacto.

Muitos entrevistados dizem que não medem suas atividades de comunicação de forma alguma. Em particular, as auditorias de comunicação conduzidas de forma independente foram classificadas como o canal mais eficaz de feedback dos funcionários (com quase 70% dos entrevistados afirmando que é efetivo ou muito efetivo), no entanto, apenas uma pequena minoria de os entrevistados (14%) alavancaram isso nos últimos três anos.

A pesquisa de envolvimento ainda é a principal forma de medida utilizada pelos profissionais de Comunicação Interna, seguida de intranet / análise on-line (visualizações de página, etc.) e comentários de eventos presenciais.

Localização da área

Onde a Comunicação Interna se enquadra nas organizações?

  • Comunicações corporativas / Relações públicas / Relações empresariais (48%)
  • HR (17%)
  • Marketing (11%)
  • Equipe dedicada de Engajamento / Empregado (10%)
  • Como parte de uma unidade de negócios / outro departamento (4%)
  • Escritório do Diretor / CEO / Presidente (3%)

Próximos passos

Em resumo: quais são os grandes desafios da área de Comunicação Interna?

Melhorar a medição e a avaliação, além de aprimorar a comunicação do líder direto, continuam a serem grandes desafios da área. Além disso:

  • Comunicação estratégia, valores, finalidade (64%, 5 pontos a partir de 2017)
  • Melhorar os canais digitais (53%, 16 pontos acima de 2017)
  • Melhorar a comunicação de liderança (46%, 2 pontos a partir de 2017)
  • Apoiar um programa de mudança e transformação (38%, menos 8 pontos a partir de 2017)
  • Desenvolver / Atualizar uma estratégia Comunicação Interna (37%, até 7 pontos a partir de 2017)

A atuação da Comunicação Interna

Com grandes avanços, muitas mudanças e inovações, hoje a área de Recursos Humanos é vista como estratégica e alavanca potencial de desempenho dos negócios. Até o nome, às vezes, pode variar dependendo do foco e intuito da Gestão. Pode ser por exemplo, apenas RH ou Gestão de Pessoas, mas sempre abandonando aquele único conceito de que a era apenas um Departamento de Pessoas com foco meramente técnico de controle de Folha de Pagamento, benefícios, documentação, etc.

Atualmente essa área é a responsável por gerir e manter os funcionários motivados, produtivos e gerando resultados. Mas para isso acontecer o desafio dos profissionais cresceu e as equipes precisam adotar estratégias certeiras que auxiliem no desenvolvimento de colaboradores que já fazem parte da empresa e, também, na seleção de profissionais com o perfil mais adequado para determinada empresa.

Testes, dinâmicas e etapas de entrevistas e mapeamento do perfil comportamental já fazem parte dos processos clássicos e fundamentais de seleção de muitas empresas e contribui na formação do quadro de funcionários, além de minimizar os erros de contratação que podem custar caro no futuro.

As novas ferramentas de tecnologia fazem parte do cotidiano da maioria das agendas de treinamento dos funcionários de departamentos de recursos humanos. Este tipo de público assumiu um papel mais ativo na condição de usuário e, com isso, a atenção está voltada em prover novas opções que apontam caminhos para recrutar, reter e engajar os profissionais disponíveis no mercado de forma menos burocrática e mais assertiva. Importante ressaltar se as técnicas são realmente úteis para o tipo de gestão e modelo de negócio em questão. Exemplos não faltam!

Uma das evoluções para a questão de retenção de talentos é o alinhamento da área de RH com o área de Comunicação, principalmente interna, dentro de uma empresa. Essa equipe trabalha com foco principal no colaborador, desenvolvendo inúmeras soluções, atividades e eventos para que quem está dentro do quadro permaneça e se sinta parte do todo.

A imagem que os funcionários têm de sua própria organização é a base da imagem externa da empresa. Não existe melhor estratégia de comunicação do que transformar seus funcionários em verdadeiros embaixadores de sua marca.

Quando a comunicação entre a empresa e o funcionário existe é possível trabalhar para mitigar resultados negativos e vencer alguns obstáculos já conhecidos como: os problemas de comunicação entre líder e liderado, falta de envolvimento e engajamento, excesso de jornadas extras, sensação de não pertencimento, pouca criatividade, baixa autoestima dentro da equipe, entre tantos outros.

Os programas e as ferramentas de comunicação existentes não podem substituir o contato e a relação pessoal. Desde a primeira entrevista de orientação de um novo funcionário até à entrevista de desligamento de outro funcionário, o contato humano é fundamental e insubstituível. A comunicação interna é uma via de mão dupla, portanto, tão importante como comunicar é saber escutar. Escutar com sinceridade e genuíno interesse em agir sobre a informação recebida.

Plataformas e processos que funcionam

A área de Comunicação Interna utiliza ferramentas tecnológicas cada vez mais modernas para falar com seus colaboradores e permite um canal comunicacional de “mão dupla” prezando pela transparência e abertura cada vez maior para ouvir seus colaboradores.

Abaixo podemos citar alguns exemplos de ferramentas e plataformas utilizadas dentro das organizações.

A **web TV corporativa** representa a união de todas as mídias utilizadas na comunicação interna. Une tecnologia, acesso à informação e abrangência. Através de TV´s de LCD ou plasma instaladas em pontos estratégicos, dentro da área administrativas, plantas fabris ou cafés e áreas de convivência, o sistema exibe breves frases e imagens inseridas pela equipe de comunicação interna, veiculando conteúdo de interesse dos colaboradores e da organização.

Além disso, é possível intercalar as mensagens internas com conteúdo de utilidade pública aberto como a previsão do tempo, data e hora certa, notícias de economia do Brasil e do mundo, além de informações sobre o mercado em que a empresa atua.

Outro uso bastante comum para a TV Corporativa é para veicular em tempo real as metas da empresa, mantendo todos informados e focados no resultado comum à organização! O sistema de mídia digital pode ser customizado de acordo com a necessidade de cada empresa ou segmento de mercado.

Essa solução também pode ajudar à aplicabilidade da “Gestão à Vista”, um tipo de gestão muito comum em empresas que têm por princípio divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e colaboradores e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre seu atual desempenho e de cada setor no qual ela está inserida.

Neste caso são necessários alguns cuidados como: definir quais indicadores serão incluídos na gestão à vista e também estabelecer os padrões visuais a serem adotados. É fundamental selecionar apenas os relevantes para que não haja informações em excesso e sem utilidade aos grupos de trabalho. É importante a criação de uma equipe responsável pela coleta de todas as informações de forma segura e alimentação constantemente com dados atualizados.

Uma outra alternativa interessante é a criação e utilização da **intranet**. O formato da plataforma necessita de constantemente de atualizações via algum funcionário da área de comunicação. É interessante que além dela, sejam utilizadas outras ferramentas pela empresa. Seu layout deve ser bem simples e de fácil acesso para que todos consigam navegar, ler e também baixar arquivos importantes que estejam hospedados.

O objetivo de uma intranet é facilitar a troca de informações entre os diversos setores de uma companhia. Também é por ela que se concentra o fluxo de dados, como documentos, notícias da empresa e formulários de solicitações, reduzindo custos e ganhando agilidade.

Nem sempre a intranet se restringe ao uso em um mesmo ambiente. Uma rede de lojas pode fazer uso deste sistema para melhorar seu fluxo de informações, mesmo que estejam as filiais sediadas em endereços diferentes.

Outra opção é a utilização de uma **newsletter** virtual, enviada por e-mail, com as principais informações sobre a empresa como processos, alterações no quadro funcional, entre outras, pode ser uma ótima ferramenta de comunicação com o colaborador e ainda diminui os custos com impressão. Para incentivar a abertura e leitura, é preciso envolver os funcionários com mensagens motivacionais e demonstrar a importância da sua participação.

As newsletters são uma ótima maneira de reunir todas as notícias importantes em um boletim e se comunicar com seu público muito mais facilmente. Porém, não basta juntar tudo em um só lugar e esperar que todo mundo leia. É preciso conquistar os leitores com um layout bonito e que chame atenção!

Muitos influenciadores digitais e startups têm usado as soluções do Canva, uma plataforma fácil e rápido para a criação das newsletters.

Junte tudo e aplique

Orientar a comunicação para que ela esteja em sintonia com o planejamento estratégico corporativo é a única forma de viabilizar a conquista dos objetivos e metas estabelecidos.

O crescimento da empresa não depende apenas dos fatores materiais e financeiros. Um número muito difícil de ser medido internamente é a felicidade e realização pessoal de cada colaborador da empresa, em todos os níveis de atuação. A capacidade evolutiva e entregas de qualidade com certeza estão ligadas aos fatores citados. O sentimento de pertencimento enobrece a causa e faz com que as pessoas se motivem a acordarem e trabalharem!

Como vimos acima, em diversas frentes e também junto do resultado da pesquisa, a Comunicação Interna se torna uma ferramenta extremamente inteligente para facilitar o fluxo da comunicação de forma horizontal e não mais vertical.

O propósito é a diminuição do “choque” que a informação vertical possa causar. Deixando ao colaborador com a sensação de que sua função é tão importante quanto qualquer outra dentro da empresa.

Neste tipo de comunicação horizontal, abrem-se portas às ideias, inovações, conversas para o bem estar das equipes, melhorias e relacionamentos interpessoais, envolvendo diferentes departamentos com membros diversificados. Seria um tipo de comunicação lateral, que se pode chamar de informal, a qual não são especificadas os níveis de equipes que poderão participar.

Fora esses ganhos, quando aplicada de forma correta, dentro de um planejamento possível, a Comunicação interna traz ainda mais ganhos como melhora do clima organizacional; ajuda na integração de novos funcionários; minimiza boatos e corrige falsas informações; reduz efeito de crise; ajuda a diminuir a taxa de turnover; e facilita a projeção da gestão transparente

Impulso, especialista na montagem de times de alta demanda para projetos de software.

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